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专家文章

找出问题原因的方法---迂回法 2008-02-05

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面对面的沟通上可能会遇到的困扰
从前面的一个手法中,我们不难发现面对面的沟通,的确是一种非常不错的掌握讯息的好手法,然而,可以发现在用这种的手法时,尤其是当我们是和部属谈一些跟他们自身有关的事情上,往往是没有预期上的顺利,这是为什么呢?因为,我们会受到以下几个因素所干扰:
(1)问题是出在对方的身上:
如果问题是出在部属的身上时,他们很可能会基于保护自己的立场,和您来个捉迷藏,来个一问三不知,或是大打太极拳,或是提供您一些错误的讯息,而造成我们我们的困扰,在这种情况之下,就不容易得到正确而且有效的情报。
(2)双方有性别上的差异时:
如果沟通的双方,有性别上的差异时,有些话也是不方便启口的,举个例子来讲,一位男性的主管因为工作上的原因,需要和女性部属讨教一些私人生活上的问题时,恐怕这位男主管会不知该如何的打开话匣子,就算是开了口,这位女部属也未必是愿意回答的。
(3)遇到个性比较孤僻的人:
个性比较孤僻的人,一般都不喜欢随意的开金口,所以,当我们和这种人进行面对面的沟通时,往往也是不容易从他们的口中,得到丰富的情报的。
(4)遇到对我们有成见的部属时:
如果部属对我们有成见,他们很可能会来个避而不见,能闪就闪,在这种的情况之下,想要让双方坐下来沟通,当然是难上加难的。
(5)有年龄上的差距时:
由于整体的大环境在改变,年纪轻轻的就当上企业部门主管的例子是越来越多了,因此,在这种的情况之下,有些“资深”的部属,在心态上本来就不太容易适应这些年纪太年轻的主管,如果这时主管的态度又比较直接的话,那么,在他俩之间,很可能就会产生所谓的“年龄代沟”了,当这种代沟出现时,当然是会影响到彼此之间的沟通了。
举个例子来讲,一位25岁的主管要追究一位45岁的部属,为什么老是把事情给弄砸了,这个时候,相信一般做主管的人是比较难启口的;而做部属的人,在面对这种情况时,心中也一定会是怪怪的。
(6)碰到角色改变时:
当原来的同事,忽然变成了自己的顶头上司时;或是由原来的同学关系,变成主管与部属之间的关系时,彼此之间是很容易产生一种尴尬的关系。
身为主管的人,这时很可能会基于情谊,或是避免刺激部属,在沟通上可能会规避一些比较敏感的问题,在这种情形之下,对我们想要从他们的口中得到一些线索,当然是有一些不方便了。
何谓迂回法:
如果有了上述这些的干扰因素存在时,我们要如何的进行沟通呢?迂回法,就是一条很不错的管道,所谓的迂回法,就是我们不和当事人进行直接面对面的沟通,而是转一个弯,透过第三者帮助我们去和当事人沟通、去了解与收集我们所想要的讯息。
有一位平日和我相处的很不错的女性助理,忽然向我提出了辞呈,虽然我一再的问她为什么要辞职,但是她总是在回避这个问题,让我无法得到真正的答案。
根据我对她的了解,她并不是一个很冲动的人,再加上,我和她之间,一向都处得满愉快的,因此,她这种的行为,应该不是属于临时起义,而是发生了什么样的问题,我当然是希望她能打消辞意,可是,如果我不能了解那些困扰她的问题的话,就根本不知道该如何的着手。
但是,由于性别上的差异,我实在是有许多的话不便启口,于是,我运用了迂回法,找了一位和我这位部属私交非常好的女同事来帮忙,请她帮我去打听、去了解,为什么我这位的助理要辞职。 经过这位女同事的帮忙,我得到了答案,原来是我的这位女助理近日要结婚,但是她未来的婆婆身体非常的不好,她的未婚夫希望她结婚后,就把工作给辞掉,以便在家照顾婆婆。

实施迂回法时应注意的地方:
谁是被我们进行迂回法的第三者,凡是可以提供或是帮助我们掌握正确讯息的人,都是我们要找寻的对象,这些人包括当事人的同事、朋友、师长、邻居、家属等等。
不过,在运用这个方法时,以下的几点还是得加以留意,才不至造成一些反效果:
(1)要先和第三者者沟通,以免造成误会:
当我们要和第三者讨教时,应该先让第三者知道我们的来意,尤其是当第三者是当事人的同事时更要谨慎,因为大多数的人,都不愿意被视为团体内专门“打小报告”的人。
切记,当第三者能够诚心的接纳我们时,彼此的沟通才会有结果。
(2)要有效的主导第三者:
当我们请求第三者提供信息时,当然要以他们为主角,就是要他们“讲”,而我们“听”。
事实上,第三者对我们所想要的方向,往往不是很清楚,所以,如果没有指引他们一个方向,第三者或许会因为不知道我们的重心所在,而以“打散弹”的方式来发言,到头来,我们所得到的信息,可能会对问题毫无帮助。
此外,我们也很可能会碰到不擅表达的第三者,如果我们要仰赖他们能主动的表达看法,恐怕也不是一件容易的事。
因此,为了有效的掌握我们所需要的信息,最好在和第三者沟通之前,先确定出我们所要的方向,再逐项的引导他们,以找出我们所要的答案来。
(3)如果没有把握,应多找几位第三者:
第三者并没有义务提供情报给们,再加上我们并非法官,第三者也不是被传讯的证人,所以有关第三者所提供信息的可靠度,我们要能懂得辨识。
如果我们对某一位第三者所提供的信息有疑虑的话,应该再去找第二个第三者,把他们所提供的内容和前一位的第三者所提供的信息,做一个比较,或许更有助于我们能掌握住整个事件的来龙去脉,换句话说,当我们在找第三者时,最好能从多方面着手,就像一般汽车都要准备个备胎,以备不时之需。
(4)要避免当事人以为我们在调查他:
一般而言,第三者可能和当事人的关系非浅,才会被我们选为甄询的对象,也正因为彼此的关系密切,所以,第三者很可能会基于保护朋友或是亲人的心理,而把我们的行为,甚至于是甄询的内容,以最快的速度告知当事人,我们更担心的是,当他们在告诉当事人时,会添油加醋,而造成当事人的误会。


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